Схема систематизации дел по личному составу
Министерство культуры, по делам
национальностей, информационной политики и
архивного дела Чувашской Республики
Республиканское государственное учреждение
«Государственный архив современной истории
Чувашской Республики»
Отдел документационного обеспечения
управления и методической работы
Схема систематизации дел по личному составу 23.03.2011
На документы по личному составу бесструктурной и малочисленной организации, как правило, составляется одна опись. При составлении схемы систематизации дел по личному составу учтено, что дела в описи систематизируются в следующей последовательности: сначала включаются дела, отражающие работу с персоналом (кадрами), затем – документы по начислению зарплаты.
- Распорядительные документы
- Приказы (о приеме, переводе (перемещении), увольнении (расторжении трудового договора).
- Распоряжения по личному составу (если создаются).
- Записки о приеме, переводе, увольнении работников, заменяющих приказы по личному составу.
- Документация по учету личного состава
- Личные карточки уволенных работников (ф. № Т-2, Т-2 ГС (МС).
- Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.
- Списки работников, в т.ч. получающих персональные ставки, оклады.
- Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.
- Списки работников, уходящих на льготную пенсию.
- Тарификационные ведомости (списки).
- Картотека по учету личного состава.
11.Невостребованные подлинные личные документы работников организации (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
- Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала.
- Документы (представления, наградные листы, ходатайства, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами.
III. Документация по охране труда
- Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
- Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, рабочих мест, обоснования, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда.
- Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях.
- Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.
- Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.
- Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях.
- Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел.
- Учетные регистры
- Книги, журналы регистрации приказов и распоряжений по личному составу.
- Книги, журналы регистрации трудовых договоров, соглашений, контрактов.
- Книги, журналы учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
- Книги, журналы учета личных дел работников
- Документы по начислению заработной платы
- Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица.
- Лицевые счета работников по заработной плате.
- Карточки-справки работников по заработной плате.
- Книги начисления заработной платы работникам.
- Расчетно-платежные ведомости по заработной плате.
- Расчетные листки работников по заработной плате.
- Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.
Представленная схема является примерной, разработана в помощь специалистам государственных и муниципальных архивов и организаций и может быть применена при составлении описей дел по личному составу.
Составитель:
Начальник отдела Т.И. Горланова